Druckvorlagen werden immer dann eingesetzt, wenn eine Effizienzsteigerung bei der Erstellung des endgültigen Druckproduktes damit erreicht werden kann, weil stets wiederkehrende Elemente, wie Überschriften, Feldnamen oder Tabellen, schon in der Vorlage arrangiert sind, und nicht mehr vom Verfasser des Dokuments selbst anzulegen sind.
Sie können von jedem selbst am PC erstellt werden. Für diesen Zweck ist ein Textverarbeitungsprogramm geeignet. Mit einem solchen Werkzeug können einer eigenen Vorlage Grafiken und Forularelemente hinzu gefügt werden. Es entsteht eine professionelle Druckvorlage.
Ein wichtiger Punkt bei der Erstellung ist, neben der Wahl des passenden Beschnitts, das Dateiformat, damit man die gewünschte Qualität erhält und eine möglichst große Kompatibilität mit allen Anwendern der Vorlage erreicht. Zu beachten gilt lediglich, dass man beim Laserdruck über ausreichend viel Laser Toner verfügt und dieser von guter Qualität ist.
Das PDF-Format eignet sich sehr gut für die Erstellung bzw. Verbreitung von Druckvorlagen; es ist für die verschiedensten Druckprodukte geeignet und wird von fast allen digitalen Druckereien angenommen. Außerdem können auch PC-Anwender mit dem weit verbreiteten Adobe Acrobat Reader diese Dateien einfach öffnen, anzeigen und ausdrucken. PDF ist heute auf den meisten weit verbreiteten Plattformen aufruf- und anzeigbar.
PDF-Dateien werden gemeinhin als statisch bzw. geschlossene Dateien betrachtet. Das bedeutet, dass sie nach ihrer Erstellung nicht dazu gedacht sind, weiter verändert zu werden, sondern mit ihrer Erstellung den letzten Schritt ihres Designprozesses erreicht haben. Professionell erstellte 'PDFs', wie sie gemeinhin auch genannt werden, sind per Definition von allen beteiligten Programmen in exakt gleicher Art und Weise anzuzeigen und auszudrucken. Sie enthalten - wie in einem Komplettpaket - all diejenigen Daten, die zu ihrer Anzeige und ihrem Ausdruck notwendig sind. Die Palette reicht dabei von den darin verwendeten Schriftarten bis hin zu den hinreichend hochauflösenden Bildern. PDFs weisen also eine gewisse Statik, Unveränderlichkeit und Zuverlässigkeit auf. Nur spezielle Software versetzt vornehmlich professionelle Anwender dazu in die Lage ist, solche Dateien wieder 'im Schreibmodus zu öffnen', bzw. editierbar und veränderlich zu machen.